Assistant / assistante de gestion en PME

Le métier

Un touche-à-tout

Réponse au téléphone, classement de dossiers, relance de factures : les activités de l'assistant de gestion changent d'une heure à l'autre. Très polyvalent, il peut débuter sa journée par une commande à un fournisseur, la poursuivre en préparant les déclarations de TVA et terminer par une prospection ou une relance téléphonique.

Sur tous les fronts

À la fois assistant de direction, commercial et comptable, il répond au courrier, contacte de futurs clients, édite les bulletins de salaire... Le côté ressources humaines ne lui échappe pas non plus. Au besoin, il prépare les plannings du personnel de l'entreprise et se transforme en credit manager quand il faut suivre les impayés. Il peut aussi se mettre dans la peau d'un acheteur pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier.

Soutien de la direction

Bras droit du patron de sa PME, l'assistant de gestion veille au grain. Il tient la comptabilité à jour et l'analyse, à la recherche de tout ce qui peut être source de gain ou d'économie. Il joue ainsi un rôle d'alerte et de soutien au chef d'entreprise en attirant son attention sur d'éventuels problèmes ou opportunités pour l'entreprise.

En vidéo

Transcription

Je m’appelle Andréa, je suis assistante de gestion PME dans une entreprise de Bagnols sur Cèze. On est une entreprise de mécanique industrielle. On réalise des pièces à partir de plan que les clients nous fournissent. Mon métier est scindé en deux parties. En première partie, la qualité et ensuite la comptabilité. La qualité, c’est surtout un relationnel avec les salariés, les clients. Le produit doit être conforme lorsqu’on le livre donc moi je gère tout ce qui va avec. La comptabilité, ce sont toutes les écritures comptables en général, plus les paies. Je suis la transition entre les bureaux et l’atelier. Si mon travail est mal fait, nous n’arriverons pas à sortir le produit conforme, le client ne sera pas content et ne reviendra pas vers nous pour passer d’autres commandes. Il faut être rigoureux, attentif, très organisé. Avoir un bon relationnel avec les gens, que ce soient les clients ou les salariés de l’entreprise. La première contrainte, c’est d’arriver à gérer les clients au mieux. Lorsqu’il y a des retards de livraison, il faut essayer de tempérer. Quand les clients nous appellent tous les jours pour nous dire « où on en est » et que nous ne sommes pas dans les délais, il faut arriver à être calme et serein. J’ai fait un bac STT comptabilité et ensuite, j’ai enchainé deux années de BTS assistante de gestion PME. En seconde année, j’ai fait un stage au sein de cette entreprise. A l’issue de ce stage, l’employeur m’a proposé de m’embaucher au poste d’assistante de gestion PME. J’ai accepté bien volontiers. Je n’avais aucune formation au niveau de la qualité. J’en ai fait une il y a quelques années. Cette année, je vais en suivre une autre. Dans mon métier, ce que j’aime avant tout, c’est vraiment la polyvalence. Je peux faire de la comptabilité pendant deux heures. L’heure qui suit, je traite un problème avec un client. Mon travail est varié, je ne m’ennuie pas. Dans l’avenir, j’aimerai avoir ma propre entreprise ou être dans une autre structure plus importante.

Compétences requises

Débrouillard et communicant

Aucune journée de travail ne ressemblant à la précédente, l'assistant de gestion doit constamment s'adapter à de nouvelles situations. Débrouillardise et capacité d'initiative sont donc essentielles. La facette commerciale du métier exige également un bon contact. Sans oublier la discrétion dont doit faire preuve ce proche collaborateur d'un chef d'entreprise.

Pluricompétent

À la fois comptable, commercial, secrétaire, gestionnaire de paye... l'assistant de gestion a plusieurs cordes à son arc. Il a reçu une formation pluridisciplinaire le préparant à ces différentes activités. Mais il doit également faire preuve d'une bonne organisation pour passer d'une casquette à l'autre sans anicroche, et jongler entre plusieurs activités.

Où l'exercer ?

Proche du pouvoir

L'assistant de gestion est le principal interlocuteur du dirigeant de la PME où il exerce. Il l'informe au quotidien des problèmes de gestion. Ils discutent ensemble des marges et des résultats, des contrats en cours, des recrutements...

De l'ordinateur aux rendez-vous

Une grande part du métier repose sur la bureautique : réponse au téléphone, courrier, prise de rendez-vous, envoi de mailings, facturation... Mais l'assistant de gestion ne passe pas tout son temps devant l'ordinateur. Il accueille également les clients et les fournisseurs qui viennent lui présenter leurs produits, par exemple.

Une certaine souplesse

En tant que proche collaborateur du patron, l'assistant de gestion peut parfois voir ses horaires s'allonger pour des points en fin de journée, par exemple. Certains moments de l'année, en fonction de l'activité de l'entreprise, peuvent aussi être plus chargés que d'autres. Il lui faut donc s'adapter.

Les études

Après le bac

De bac + 2 (BTS gestion de la PME ; comptabilité et gestion des organisations) à bac + 3 (licence pro ou un BUT gestion des entreprises et des administrations; gestion administrative et commerciale des organisations ; carrières juridiques).

bac + 3

BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal

BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management des activités culturelles, artistiques, sportives et de tourisme

BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management des fonctions support

BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management responsable de projet et entrepreneuriat

BUT gestion des entreprises et des administrations parcours contrôle de gestion et pilotage de la performance

BUT gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière

BUT gestion des entreprises et des administrations parcours gestion entrepreneuriat et management d'activités

Licence pro mention management et gestion des organisations

bac + 2

BTS comptabilité et gestion

BTS gestion de la PME

Emploi et secteur

Des recrutements réguliers

Les postes se concentrent dans les PME-PMI (petites et moyennes entreprises-petites et moyennes industries) de moins de 50 salariés et les TPE (très petites entreprises). Lorsqu'ils bénéficient d'une conjoncture favorable, les diplômés de BTS ou de BUT préparant à ce métier ont peu de difficultés à s'insérer sur le marché du travail. À condition d'accepter, parfois, des situations d'emploi inférieures à leur niveau de formation, ou des rémunérations plus faibles en période de crise.

Des responsabilités variables

Dans les structures moyennes, l'assistant de gestion peut travailler sous la responsabilité d'un comptable. Dans les structures plus petites, il travaille seul et le périmètre de son travail est plus étendu. Faute d'expérience, des stages significatifs ou une formation en alternance sont un atout au moment du recrutement.

Un bon tremplin

Le poste d'assistant de gestion est très formateur, car très polyvalent. Avec de l'expérience et une capacité en gestion, l'assistant pourra devenir responsable des services généraux, ou responsable administratif d'une entreprise plus importante. Il peut aussi choisir de travailler pour un organisme public, une association, un cabinet de conseil spécialisé, ou encore un centre de gestion faisant l'intermédiaire entre les commerçants et l'administration fiscale.

Secteur

Ce métier peut être exercé dans tous les secteurs d’activité : agriculture ; BTP ; commerce et services ; énergie ; industrie.

Salaire du débutant

A partir de 1900 à 2500 euros bruts par mois.